12 cosas que debes hacer si tus invitados todavía no confirman su asistencia

Es más común de los que imaginan, que en la medida que la fecha de su boda se acerque, se invadan de nervios. Sobre todo cuando su bandeja de emails y smartphones no reciban esas notificaciones de confirmación de asistencia por parte de sus amigos y familiares. No es intencional, muchas veces, los invitados se concentran en la lista de novios y sus vestidos de fiesta, como ustedes en sus arreglos florales para boda, que pasan por alto ese detalle especificado en todo parte de matrimonio "se agradece confirmar a:...". Dependiendo de cuán cerca estén a su gran día deberán actuar con mediana rapidez. Aquí un listado de 12 acciones o medidas que podrían aplicar para conseguir una respuesta inmediata. Tomen nota.  

1. A un mes de su matrimonio: no hay tiempo que perder

Si están a escasos días de su matrimonio en el campo cada minuto que pasa es valioso. No pueden seguir esperando confirmaciones a estas alturas es momento de actuar. Acudan a personas de confianza y tomen el asunto en sus manos. Una par de días intensos de llamadas a móviles, teléfonos fijos, anuncios masivos por redes sociales, emails personalizados y hasta visitas solucionarán el tema enseguida.

2. Dividan su lista de invitados 

No hay tiempo que perder ni lamentarse día tras día pensando en "el por qué" nadie confirma hasta el momento. Lo mejor sería ir tomando responsabilidad de su lista de invitados desde el principio para que luego no se les acumule la tarea. Sugerimos en estos casos que tanto novia como novio se responsabilicen de sus confirmaciones. Que recurran a un familiar cercano como una hermana, un hermano o su propia madre. Pedir que les echen una mano con dicha meta. Seguro estarán encantados de hacerlo.

3. Atención a los partes: revisen que los datos sean correctos

Recuerden que esos maravillosos diseños de partes de invitación serán un éxito si tienen la información clara. No pierdan el rumbo con una propuesta muy vanguardista que no sea legible. Aspectos como este podrían tener a varios invitados dando vueltas sin encontrar la dirección de su iglesia o locación. Entonces, además de sus datos, fecha, hora, dirección y referencia, el número y/o email de confirmación.

4. Llamadas: sobre todo invitados que no usen móviles ni Internet

Para todos aquellos invitados adultos mayores o que por su rango lo ameriten deberán ser contactados vía telefónica. Nos referimos a los abuelos, la tía abuela, el jefe de la empresa, el profesor de la universidad o sus propios padrinos. En todos estos casos las llamadas directas a casa o a sus teléfonos móviles son el mejor camino.

5. Soliciten ayuda: damas de honor y bestmen

Recuerden que tanto damas de honor como bestmen, de tenerlos pueden jugar su primer papel dentro de su gran día, colaborando con la confirmación de asistencia. Esto lo pueden establecer mucho antes de enviar esos magníficos diseños de partes de invitación, o luego, si se precisa. Si no tienen contemplada su participación en su gran día, podrían solicitar ayuda de amigos y/o familiares de confianza. La realidad es que mientras dividan la tarea en grupos será mejor. 

6. Establezcan prioridades: invitados de otras ciudades y/o países primero

Sin embargo no podrán dedicarse a todos a la vez. Lo principal es ponerse en contacto con aquellos invitados que viven en otras provincias o países. Quienes requieran de reservas de hotel. Si es preciso llamar en horarios atípicos háganlo. Muchas veces los emails, mensajes de voz o sms se pierden en el ciberespacio, hay que cerciorarse.

7. Mensajes de texto: para invitados millennials

Sin pensarlo redacten un mensaje corto y concreto solicitando confirmación a sus invitados que viven pegados a sus smartphones. Serán quienes respondan de inmediato si no lo han hecho hasta el momento. La meta será darles la alerta de que si no llegan a confirmar, no se les podrá considerar en la lista. No se imaginan lo efectivo que es.

8. Emails de confirmación: para colegas de trabajo y compañeros de estudios

Todos aquellos invitados que confirmen sus círculos sociales y laborales pueden ser contactados vía correo electrónico. Inclusive no descarten enviar un banner de sus partes de matrimonio elegantes de modo virtual para hacer el recordatorio de confirmación del caso. Muchas parejas prefieren incluso que la invitación solo sea por ese medio. Del mismo modo que las invitaciones impresas, el mensaje deberá estar claro. La consigna de: "se agradecerá confirmar" por sobre todo.

9. Soliciten fechas límites a sus proveedores clave

Recuerden solicitar fechas tentativas máximas a sus proveedores clave como reservas de hotel, catering y mesas. De esta manera podrán manejar un tiempo adicional como por ejemplo 15 días previos por si no tienen la confirmación al 100%. Pero ojo que ese tiempo es para ustedes. Llegado ese día, ustedes ya deberán tener sus confirmaciones oleadas y sacramentadas.

10. Redes sociales: el mejor medio para llegar a todos

Si tienen Instagram, Twitter o Facebook a la mano o han creado sus propias páginas de evento o actualizaciones en su Web de boda no duden en utilizarlas. No existe mejor forma de contactarse con grupos de distintas generaciones que a través de estas redes sociales. La buena noticia es que este tipo de medios permite programaciones, de éste modo, no tendrán que estar pegados a las redes. Simplemente se trata de programarlas. Un detalle importante es hacerlo en horarios en los que la mayoría esté libre, por así decirlo. Camino al trabajo, en la hora del refrigerio o por la tarde noche cuando retornan a sus hogares o después de la cena.

11. Visitas personales: para los invitados clave que no dan señales

Si algún invitado de relevancia, como abuelos, tíos o cualquier pariente cercano o amistad que desean ver durante su matrimonio no da señales de vida. Pues de pronto han cambiado de números de contacto o hasta de dirección electrónica, será mejor intentar visitarlos. No necesariamente personalmente, podrían delegar a sus padres, hermanos o primos, pero hacerlo ya que probablemente no hayan recibido sus partes.

12. Precaución es solución: reservas de contingencia

Mientras tanto, consideren dentro de su contrato algunas reservas o provisiones como contingencia. Las conocidas como "en caso de". Por ejemplo, de requerirse una mesa más, es decir, en caso de necesitar cinco cenas adicionales o rueda de bebidas, las tienen previamente solicitadas a condición. Todo proveedor de catering o bebidas sabe de ello así que no duden en solicitarlo.

Organizar un evento que implique invitados, incluso si se trata de un desenfadado matrimonio en la playa, exige el cumplimiento de tiempos para que sea un éxito. Y este comienza a correr desde antes de que esas tarjetas de matrimonio sean enviadas. Por tanto, si están por entrar a sus fechas límites lo recomendable es ponerse en acción.