Eligiendo al mejor wedding planner: 10 preguntas que sí o sí deben hacerle

Un wedding planner puede ahorrarles tiempo y dinero en la organización de su boda. No solo conoce los proveedores indicados de tarjetas de matrimonio, sino que en momentos de crisis sabe cómo solucionar imposibles como unas argollas de matrimonio que no aparecen. Para que esto sea así, el o la weeding planner, además de tener suficiente amabilidad y carisma para escucharlos e interpretar todos sus deseos respecto a la decoración para matrimonio, debe tener el conocimiento y la experiencia para hacerlos realidad. Pero ¿cómo saberlo antes de contratar al profesional? La única forma es preguntar. Aprovechen muy bien su primera reunión formulando estas diez preguntas:

1. ¿Qué tipo de servicios ofrece y cuál es su alcance?

La mayoría de wedding planners ofrecen tres tipos de servicios: el servicio completo que se encarga de todos los detalles, un día de coordinación que inicia un mes antes, o la asistencia para escoger el lugar para la boda y los proveedores. Cualquiera de los tres servicios son útiles en la medida en que respondan a lo que ustedes necesiten. Algunos wedding planners se limitan a los aspectos logísticos, como la contratación de la decoración de local para matrimonio, mientras que otros incluyen el diseño integral de la boda. Solo ustedes pueden definir lo que necesitan.

2. ¿Cuál es su disponibilidad el día y mes en que se realizará la boda?

Además de saber que puedan contar con su apoyo para el día preciso, pueden aprovechar para preguntar si como experto, tiene alguna observación sobre la fecha de la boda. Puede que para matrimonios en la playa conozca aspectos que afecten la fecha como el clima o la facilidad de reserva de los lugares que ustedes desconozcan. Igualmente es necesario saber cuántos clientes estará atendiendo simultáneamente durante el mes de la boda para tener una idea de su capacidad de respuesta.

3. ¿Cuántas personas, horas, correos, llamadas y reuniones incluye el paquete?

Precisen el número de horas contratado, las personas involucradas y quién se encargará de cada tarea. Sobre el día de la boda determinen: ¿estará el wedding planner presente?, ¿cuántas personas adicionales habrá?, ¿cuál será su función?, ¿a qué horas llegarán y a qué hora se irán?, ¿cuál es el plan de contingencia si alguna persona no puede llegar? Es indispensable conocer si el envío de correos electrónicos es ilimitado o si el paquete incluye una cantidad fija de correos, llamadas telefónicas y reuniones.

4. ¿Ha trabajado antes con el lugar dónde ustedes quieren realizar la boda o en lugares similares?

Si ha realizado la boda donde ustedes quieren tener su casamiento, indaguen sobre los resultados. Si no ha realizado bodas en el mismo lugar, pregunten si lo ha hecho en lugares similares y su capacidad para hacerlo. Si la boda se fuera a llevar a cabo en exteriores, como un matrimonio en el campo, es la oportunidad para preguntarle sobre los planes de contingencia en caso de mal clima.

5. ¿Cuál es el precio promedio de las bodas que ha planeado y, qué puede lograr con el presupuesto que ustedes disponen?

Aunque un buen wedding planner tendría que trabajar con todo tipo de proyectos y presupuestos, es indispensable saber si sus precios se ajustan a su presupuesto. Ustedes pueden tener una idea de lo que cuesta un ramo de flores naturales mientras el proveedor del wedding planner puede estar muy por encima de sus posibilidades. Explíquenle abiertamente con cuánto presupuesto cuentan y pidan un ejemplo de lo que el wedding planner ha hecho con presupuestos similares.

6. ¿Cuáles son las tarifas incluidas en el paquete y cuáles las adicionales?

No querrán que la tarifa del profesional supere sus posibilidades. Asegúrense de saber cómo calcula la tarifa: ¿Por hora?, ¿es un porcentaje del costo total de la boda?, ¿es una tarifa plana? Soliciten el detalle de todos los ítems que incluye. Pregunten cuál es el costo de cualquier servicio adicional que no esté incluida en el contrato: viajes, visitas a lugares, etc. Verifiquen si la tarifa incluye el día de ensayo de la ceremonia.

7. ¿Están obligados a suscribir los contratos con sus proveedores? ¿Recibe comisiones o descuentos de su parte?

Puede que conozcan un muy buen proveedor para el diseño de arreglos florales para boda. Es recomendable que ustedes tengan la libertad de contratar a los proveedores que prefieran. Así mismo, lo ideal es que el wedding planner financie sus servicios con la tarifa que cobra y no con descuentos adicionales por parte de los proveedores. Cualquier descuento debería verse reflejado en un menor presupuesto de la boda.

8. ¿Cuánto tiempo lleva ejerciendo como wedding planner? ¿Es una persona jurídica legalmente constituida?

El tiempo de experiencia les da una idea de la trayectoria y capacidad del profesional. Saber si es una persona jurídica constituida brinda seguridad sobre su seriedad y les permite contar con el respaldo legal en caso de que algo no salga bien. No duden en pedir testimonios y referencias de clientes anteriores, así como el portafolio y/o vídeo de bodas que haya realizado.

9. ¿Cómo se realizarán los pagos?

Es indispensable conocer cuál es su política de pagos o financiación y los medios de pago posibles. Igualmente si debe pagarse un depósito inicial y las fechas límites de los pagos siguientes. Asegúrense que los pagos estén sujetos a resultados específicos y a la verificación por parte de ustedes.

10. ¿Cuál es su política de reembolso o cancelaciones?

Tanto para ustedes como para el wedding planner, pueden ocurrir imprevistos que modifiquen lo que tenían inicialmente planeado y que les obliguen a cambiar parte o la totalidad del contrato. Aunque no sea la pregunta más amable, informarse sobre la política de reembolso y cancelaciones. Es indispensable.

Antes de tomar la decisión final, revisen con cuidado el contrato. Y luego de firmado, disfruten del gusto y privilegio de contar con un profesional para hacer realidad los adornos para matrimonio que han soñado y la torta de matrimonio perfecta. Que estas preguntas les sirvan para elegir un wedding planner no solo apto, sino insuperable.